Seit dem Jahr 1999 wurden von meiner Seite mehr als 35 Kongresse und Meetings in verschiedensten Umfang betreut. Die Grösse der Veranstaltungen gingen hierbei von kleinen Meetings mit 80 Teilnehmern und 50 Abstracts bis zu grossen internationalen Kongressen mit bis zu 1500 Teilnehmern mit 650 Beiträgen. Als Mitglied der jeweiligen Organisationskomitees war ich nicht nur für die Erstellung der Onlinepräsenz und Verwaltung der übermittelten wissenschaftlichen Beiträge verantwortlich, sondern auch für die Korrespondenz mit den Teilnehmern.
Verwaltung von wissenschaftlichen Beiträgen - Abstracts
In den Jahren der Mitarbeit an Kongressen wurde ein eigenes Content Management System (Webapplikation) zur Entgegennahme und Verwaltung von Abstracts erstellt. Dem Teilnehmer steht eine komfortable Möglichkeit zur Verfügung, seinen Beitrag online über die Kongresswebseite zu übermitteln. Es steht ihm nach dem Einreichen des Beitrages eine eigene Webseite zur Verfügung, die ihm den aktuellen Status des Beitrages (ÜBERMITTELT, LESBAR, AKZEPTIERT) mitteilt, und alle relevanten Dokumente listet (endgültiges Druckformat des Beitrages, Letter of Acceptance, ..).
Die Mitglieder des wissenschaftlichen Komitees erhalten Zugang zum Content Management System um sich über die eingegangenen Beiträge zu Informieren. Durch einfaches Klicken auf der Webseite können die Beiträge für den Kongress akzeptiert werden, der Autor wird dabei automatisch per email darüber informiert. Eine umfangreiche tagesaktuelle Statistikauswertung zeigt dem Komitee den aktuellen Fortlauf der Reigistrierungen.
Weitere Informationen und eine Online-Demo finden sie hier.
Online-Registrierung zum Kongress
Selbstverständlich können sich die Teilnehmer auch direkt zum Kongress anmelden. Das mehrsprachige Modul erlaubt die detaillierte Erfassung aller Teilnehmerdaten (Name und Adresse, Teilnahme als Vortragender, Student, Begleitperson) bis hin zur Zahlungsmöglichkeit per Banktransfer oder Kreditkartenabbuchung.
Für das Organisationskomitee/Kongresssekretariat existiert ein gesicherter Zugang zu den übermittelten Daten. Die Informationen können zur Weiterverarbeitung als csv-Dateien exportiert werden.
Weitere Informationen und eine Online-Demo finden sie hier.
Erstellung des Book of Abstracts (BOA), auch in elektronischer Form auf CD (eBOA)
Eingegangene Abstracts werden dem wissenschaftlichem Komitee im elektronischen Format zur Begutachtung vorgelegt. Anhand der Rückmeldungen, welche Beiträge in den Tagungsband (BOA) aufgenommen werden und der Einteilung in Präsentationsart und Themengebiet erstelle ich den gesamten Tagungsband mit Inhaltsverzeichnis und Autorenindex, bei vorhandenen Werbeeinschaltungen werden auch diese eingebunden. Auch um die Kommunikation mit der Druckerei brauchen sie sich nicht zu kümmern, auch hier stehe ich mit meiner Erfahrung zur Verfügung.
Da alle Beiträge elektronisch übermittelt wurden, besteht natürlich auch die Möglichkeit, den Tagungsband als elektronisches Medium (eBOA) den Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Auf Webseitenbasis erstellen wir einen Index der Teilnehmerbeiträge, durch einfaches Klicken können die einzelnen Beiträge im PDF-Format angezeigt werden. Als Übermittlungsmedium stehen CDROMs, USB-Speicherdisks oder einfach Online zum Download auf den PDA des Teilnehmers zur Auswahl.
Die Webseite zum Kongress
Natürlich erstelle ich auch die Webseite zu ihrem Kongress. Es existiert bereits eine Vorlage der wichtigsten Punkte früherer Meetings, auf die aufgebaut werden kann. Gemeinsam mit dem Organisationskomitee erarbeite ich die für ihre Veranstaltung relevanten Änderungen und aktualisiere laufend die Kongresshomepage nach ihren Wünschen.
weitere Informationen zu diesem Geschäftszweig bitte ich der folgenden Webseite zu entnehmen:
http://www.book-of-abstracts.com/
Referenzen
Eine kleine Auswahl von bisherigen Tätigkeiten:
17th International Congress of Heterocyclic Chemistry [1999]
Österreichische Chemietage [2000, 2002, 2005, 2007, 2009, 2011, 2013]
BDSHC - Blue Danube Symposium on Heterocyclic Chemistry [2003]
Joint Meeting on Medicinal Chemistry [2005]
ECTN Annual Conference [2006, 2007]
FIGIPAS - Meeting in Inorganic Chemistry [2007, 2009]
12th International Congress of the International Federation of Psychiatric Epidemiology [2009]
ECTN4 Final Conference [2009]
ECHC - European Colloquium on Heterocyclic Chemistry [2010, 2012]
24th World Congress of the International Society for Forensic Genetics [2011]
http://2011.beps.org/19th BioEvironmental Polymer Society Meeting - BEPS [2011]
SUNEC - Sun New Energy Conference [2011, 2012]
Impacts of Fuel Quality on Power Production & Environment [2012]
UIC World Congress on Rail Training [2013]
19th EARMA Conference [2013]
...
